Как начать работать с сэд?

Сегодня предлагаю вашему вниманию гостевой пост от Леонида, посвященный работе с системой электронного документооборота. Именно так расшифровывается аббревиатура в заголовке статьи. В наше время это очень актуально, поскольку практически вся документация преимущественно ведется в электронном виде или по крайней мере дублируется.

Подготовка и пути повышения эффективности пользователей при работе с СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) широко используется для организации электронного документооборота и автоматизации процессов общего делопроизводства на предприятии. Одна из самый важных ролей при этом отводится будущим пользователям системы.

СЭД обладает важной особенностью: внедрение должно происходить на предприятии во всех отделах, где имеет место работа с документацией. В противном случае эффект от использования системы будет незначительным. Данная постановка вопроса приводит к возникновению трудностей, связанных в первую очередь с тем, что в любой организации найдутся сотрудники, препятствующие нововведения и изменениям.
Среди непросвещенных пользователей, поверхностно знакомых с электронным документооборотом бытует множество заблуждений. Например, сомнение в безопасности хранение документов в электронном формате – считается, что электронный документ можно легко изменить или подделать. Подобные заблуждения приводят к негативному отношению пользователей к электронным носителям информации в целом.

Также, распространенной является проблема нежелания сотрудников к обучению и повышению квалификации. Зачастую это связано с низким уровнем образованности или с консервативной кадровой политикой, когда отсутствует возможность в обновлении кадрового состава.

Каким образом можно решить эту проблему?

В большинстве случаев вопрос решается за счет индивидуального подхода к каждому человеку, с учетом его особенностей, интересов и мотивации. Следует понимать, что предлагая людям перейти на кардинально новый и непривычный способ работы, особенно если речь идёт о внедрении документооборота в организации, руководство значительно увеличивает нагрузку своих сотрудников. Но существует возможность облегчить болезненный переход и адаптацию к нововведениям.

1) Важно избегать дублирования операций выполняемых сотрудниками, когда работа происходит и новым и старым способом.

2) Постепенный переход к новой системе хорош только когда речь идет о внедрении по департаментам. Но запустив систему, сотрудники департамента должны впредь работать только в ней.

3)Введение между департаментом, в котором уже внедрена система и тем, где еще система не введена, смежный бизнес-процесс, облегчает и ускоряет переход.

4)На этапе внедрения необходимо выявить энтузиастов из числа сотрудников, которые готовы помогать отстающим коллегам, при внедрении систем электронного документооборота, освоиться с новой безбумажной технологией работы.

Фактор руководства по праву является самым важным. Часто руководители считают процесс внедрения системы и вопросы, возникающие при этом, несущественными. Но в конечном итоге эти нюансы становятся решающими. Недостаточная заинтересованность в проекте может приводить к тому, что внедрение затягивается на длительный срок и требует больше ресурсов, чем планировалось первоначально. Поэтому руководство в первую очередь необходимо обучать практической работе с системой и демонстрировать все плюсы и преимущества ее возможностей.

Adblock detector